Présentation de l’ANCOLS :

L’ANCOLS est un établissement public administratif de l’Etat qui, placée sous la double tutelle des ministres chargés du logement et de l’économie, est chargée d’une mission de contrôle et d’évaluation relative au logement social et à la participation des employeurs à l’effort de construction. Les missions précises de l’agence, définies à l’article L. 342-2 du code de la construction et de l’habitation, s’articulent autour de quatre priorités d’action :
·     le contrôle, de manière individuelle et thématique, des organismes HLM et de tout organisme construisant et gérant des logements sociaux ainsi que des organismes agréés aux fins de collecter ou bénéficiant de la participation des employeurs à l'effort de construction (PEEC) ;
·     l’évaluation de l’efficience des organismes contrôlés ainsi que de l’utilisation de la PEEC ; cette évaluation s’effectue à la fois par des études transversales et à l’occasion des contrôles individuels ;
·     les suites des contrôles, pour assurer une traduction effective des mesures correctives demandées à l’organisme contrôlé avec la possibilité de faire des mises en demeure, de prononcer des astreintes et de proposer des sanctions au ministre chargé du logement ;
·     la production annuelle de données statistiques et financières relatives à la PEEC.

Dans sa mission « études et statistiques », l’ANCOLS analyse les données relatives au logement social. Elle réalise diverses études publiées, assure la production de statistiques de référence notamment la production annuelle des données statistiques et financières relatives à la PEEC (ex « 1% logement »).

L’ANCOLS est organisée autour du siège, localisé dans la paroi sud de la Grande Arche à La Défense, composée d’une direction générale, de deux directions générales adjointes chargées du contrôle et des études, d’une direction des affaires juridiques, d’un secrétariat général et d’une agence comptable. L’agence dispose d’autres directions du contrôle et des suites sur le territoire métropolitain.

L’ANCOLS regroupe près de 130 collaborateurs, agents de droit public et salariés de droit privé. Ses ressources sont issues de taxes affectées (prélèvement PEEC et contribution de la CGLLS).

Mission générale :

Le titulaire du poste assure des missions de secrétariat et d’assistanat pour le compte du N+1 et intervient en soutien de l’activité de l’ensemble des missions qui sont rattachées à ce dernier et aux directeurs.

Gérer le secrétariat : tenue d’agendas, gestion du standard, gestion du courrier, rédaction de courrier, possibilité de faire appel à des compétences spécifiques et polyvalentes en fonction de l’activité pour l’élaboration de tableaux de bord, etc.

Apporter une aide permanente et réactive à la Direction (en termes notamment de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités, ...)

Faciliter la circulation de l’information, orienter et conseiller dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Recueillir, traiter les informations nécessaires et assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés.

Relations fonctionnelles internes et externes :

Coordination avec le secrétariat de la Direction générale et les services de l’agence.

2 directions métiers (études financières et études transversales) de la DGA SETSI : assistance au lancement d’appels d’offres selon les procédures internes et au suivi des candidatures ;

Instance « Comité des études » : organisation des réunions, préparation et transmission des dossiers aux membres du Comité ; gestion des suites du Comité (envoi PV, …) ; lecture des documents.

Direction juridique et secrétariat général : organisation et gestion des commissions d’ouverture des plis et, si besoin, organisation des commissions d’attribution des marchés ;

Département des affaires financières : transmission des pièces contractuelles des marchés, attestations de service fait via la plateforme Eksaé

Bureaux d’études : en liaison avec les directeurs SET et SEF.

Imprimeurs : en liaison avec le DGA et les directeurs SET et SEF, élaboration du cahier des charges, recueil de devis et suivi des travaux jusqu’à la livraison.

Autonomie et responsabilité :

Anticipe les difficultés et les gère de façon proactive pour assurer le respect des délais fixés.

Assure la qualité et la fiabilité des données collectées et traitées pour les mises à jour.

Force de proposition pour les champs relevant de ses missions.

Rend régulièrement compte de l’exécution de ses missions au DGA.

Savoirs et connaissances techniques :

-       Connaître l’organisation, les missions, le fonctionnement et les conditions d’intervention de la direction.

-       Connaître les outils et méthodes du secrétariat et de l’assistance administrative ; maîtriser l’orthographe avec ou sans certification.

-       Savoir apporter une assistance administrative en respectant les différentes procédures mises en place au sein de l’agence (appels d’offres, formation, ordres de mission, congés et CET, absences, bons de commande repas, commandes fournitures, frais de déplacements, …).

-       Maîtriser les logiciels bureautiques (WORD, EXCEL, POWER POINT, …) et les fonctionnalités de la messagerie ; accéder et utiliser les ressources intranet, extranet et internet ; maîtriser l’outil de mise en page INDESIGN.

-       Travailler en équipe : partage de l’information, collaboration pour pallier une difficulté ou un problème, contribuer à entretenir une bonne ambiance au travail.

Savoir-faire :

-          Savoir adapter l’organisation et les méthodes de travail.

-          Savoir planifier ses activités à moyen terme et gérer les priorités et les aléas.

-          Savoir s’adapter, actualiser ses connaissances et évoluer.

-          S’adapter à un volant d’activités non prévisibles susceptible de compromettre le respect des délais sur les activités permanentes.

Savoir-être et compétences relationnelles :

-          Être organisé, rigoureux et méthodique.

-          Avoir l’esprit d’équipe, gérer son stress et être réactif.

-          Avoir un esprit critique et disposer de bonnes capacités d’analyse et de synthèse.

-          Veiller au respect des délais et procédures (connaître les règles administratives).

-          Respecter la confidentialité.

-          Avoir avec les contacts extérieurs une relation compatible avec les procédures de l’agence.

-          Être capable de sens des responsabilités et du service public.