La Direction de l’enseignement (DE) dispose d’une équipe polyvalente de gestion et de secrétariat.  

Le bureau des moyens administratifs et budgétaires est rattaché au Service des ressources et de la vie étudiante.

Cette équipe, composée d’une dizaine de personnes, est placée sous l’autorité directe de la Responsable du Bureau des moyens administratifs et budgétaires (BMAB) et a pour mission d’apporter un appui à l’ensemble des services et structures de formation de la DE.

Rattaché(e) au responsable du Bureau des moyens administratifs, l’assistant(e) polyvalent(e) réalise ses missions dans une logique de polyvalence et de travail d’équipe.

Les activités sont organisées en fonction du calendrier académique et consistent à apporter un appui à l’activité d’enseignement et à la gestion administrative de la DE.

Il s’agit :

• D’assurer les opérations de gestion et de secrétariat pour le BMAB et de départements de la formation initiale ;

Assistance aux actions et aux suivis pédagogiques de départements d’enseignement et de mastères ;

Accueil et orientation des élèves ;

• Vérification et suivi des conventions de stage et de leurs avenants éventuels (travail en lien avec les élèves et les tuteurs) ;

Demande de devis et réalisation de demandes d’achat dans le respect des règles de gestion de l’École et des budgets alloués ; constatation physique et informatique des livraisons et services fait ;

Participation à l’organisation de déplacements, missions et réceptions, réalisation des ordres de mission et des états de frais de missions

Élaboration et édition des fiches de suppléments à diplômes des élèves ingénieurs diplômables.

• De participer aux actions en lien avec la vie étudiante et les activités pédagogiques (tenue de bureaux de vote aux élections internes, accueil des élèves lors de la rentrée, aide lors de la cérémonie de remise des diplômes,)
• D’assurer un renfort ponctuel en cas de pic d’activité ou d’absence au sein du pôle

Pic d’activité au moment de la rentrée universitaire : présence indispensable la dernière semaine d’aout et au mois de septembre.

Poste de catégorie C (employé). Fonctionnaire ou contractuel (CDD 3 ans renouvelable) et possibilité d’accueil en détachement. Poste à temps plein.

De niveau Bac ou de niveau inférieur avec expérience en Secrétariat ou gestion administrative, de préférence dans le milieu de l’enseignement supérieur.

Qualités et compétences requises :

• Compétences de secrétariat ;
• Compétences de gestion ;
• Qualités relationnelles, diplomatie, coopération ;
• Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel et Power point ;
• Connaissances des procédures et de la réglementation budgétaire ;
• Connaissance de progiciels d’achat, de gestion et de suivi pédagogique.