Présentation de l’ANCOLS :

L’ANCOLS est un établissement public administratif de l’Etat qui, placée sous la double tutelle des ministres chargés du logement et de l’économie, est chargée d’une mission de contrôle et d’évaluation relative au logement social et à la participation des employeurs à l’effort de construction. Les missions précises de l’agence, définies à l’article L. 342-2 du code de la construction et de l’habitation, s’articulent autour de quatre priorités d’action :
·     le contrôle, de manière individuelle et thématique, des organismes HLM et de tout organisme construisant et gérant des logements sociaux ainsi que des organismes agréés aux fins de collecter ou bénéficiant de la participation des employeurs à l'effort de construction (PEEC) ;
·     l’évaluation de l’efficience des organismes contrôlés ainsi que de l’utilisation de la PEEC ; cette évaluation s’effectue à la fois par des études transversales et à l’occasion des contrôles individuels ;
·     les suites des contrôles, pour assurer une traduction effective des mesures correctives demandées à l’organisme contrôlé avec la possibilité de faire des mises en demeure, de prononcer des astreintes et de proposer des sanctions au ministre chargé du logement ;
·     la production annuelle de données statistiques et financières relatives à la PEEC.

Dans sa mission « études et statistiques », l’ANCOLS analyse les données relatives au logement social. Elle réalise diverses études publiées, assure la production de statistiques de référence notamment la production annuelle des données statistiques et financières relatives à la PEEC (ex « 1% logement »).

L’ANCOLS est organisée autour du siège, localisé dans la paroi sud de la Grande Arche à La Défense, composée d’une direction générale, de deux directions générales adjointes chargées du contrôle et des études, d’une direction des affaires juridiques, d’un secrétariat général et d’une agence comptable. L’agence dispose d’autres directions du contrôle et des suites sur le territoire métropolitain.

L’ANCOLS regroupe près de 130 collaborateurs, agents de droit public et salariés de droit privé. Ses ressources sont issues de taxes affectées (prélèvement PEEC et contribution de la CGLLS).

Mission générale : 

- Le titulaire du poste assure des missions de secrétariat et d’assistanat pour le compte du DGA-CS et intervient en soutien à l’activité de l’ensemble des équipes qui lui sont rattachées ;

- Gérer le secrétariat : tenue d’agendas, gestion du standard, gestion du courrier, rédaction de courrier, etc. 

- Réaliser ponctuellement des travaux d’élaboration de données et de tableaux, de mise en ligne sur les portails internes de documents, etc. 

- Apporter une aide réactive permanente au DGA-CS et à sa demande à l’ensemble de la direction (en termes notamment de coordination, anticipation, organisation, gestion des priorités, etc.) ;

- Faciliter la circulation de l’information, orienter et conseiller dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes ;

- Recueillir, traiter les informations nécessaires et assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés ;

- À la demande du DGA-CS, assurer le suivi de tous types de documents et rapports sur l’ensemble du processus d’élaboration ;

- Assurer des travaux de composition et de PAO à la demande ;

- Coordonner le secrétariat technique du comité du contrôle et des suites ;

- En étroite liaison avec le DGA-CS et le DPMT, assurer le secrétariat des dossiers de la DGA-CS pour le conseil d’administration.

Relations fonctionnelles internes et externes : 

Outre le DGA-CS, le titulaire du poste est amené en interne à communiquer et travailler avec des interlocuteurs situés dans toutes les directions de la DGA-CS et dans les autres directions de l’Agence, et en externe avec des interlocuteurs notamment positionnés sur des postes à haute responsabilité 
 
 
 
 
Autonomie et responsabilité : 
Autonome pour l’organisation de son travail, dans le cadre des instructions données et le respect des délais fixés 
Facilitateur et proactif dans la gestion quotidienne des dossiers gérés par la DGA-CS 
Garant de la qualité et de la fiabilité de ses travaux 
Force de proposition pour les champs relevant de ses missions 
Rend régulièrement compte de l’exécution de ses missions au DGA-CS 

Savoirs et connaissances techniques : 
- Connaissance de l’organisation, des missions, du fonctionnement et des conditions d’intervention de la direction 
- Solides connaissances des outils et méthodes du secrétariat et de l’assistance administrative 
- Maîtrise des logiciels bureautiques et des fonctionnalités de la messagerie, des ressources intranet, extranet et internet, des bases de la PAO 
- Bonne connaissance des règles de typographie et de composition 
- Connaissance générale des organismes contrôlés dans tous les aspects de leur activité 
- Bonnes notions sur les principales formes juridiques des entités des secteurs contrôlés et sur la vie juridique de ces entités 
- Connaissance des grandes problématiques du logement social et des secteurs professionnels contrôlés 
 
 
 
Savoir-faire : 
- Savoir apporter une assistance administrative en respectant les différentes procédures mises en place au sein de l’agence (appels d’offres, formation, ordres de mission, congés et CET, absences, bons de commande repas, commandes fournitures, frais de déplacements, …) 
- Savoir travailler en équipe : partage de l’information, collaboration pour pallier une difficulté ou un problème, contribuer à entretenir une bonne ambiance au travail 
- Savoir mettre en œuvre avec discernement et efficacité les connaissances énumérées ci-dessus 
- Savoir rédiger de façon claire des comptes-rendus de réunion 
- Être à l’aise et rigoureux dans la manipulation de chiffres 
- Savoir adapter l’organisation et les méthodes de travail 
- Savoir planifier ses activités à moyen terme et gérer les priorités et les aléas 
- Savoir s’adapter, actualiser ses connaissances et évoluer 
- S’adapter à un volant d’activités non prévisibles en limitant l’incidence sur le respect des délais des activités permanentes 
- Savoir anticiper et alerter 
 
 
 
Savoir-être et compétences relationnelles : 
- Aisance dans les relations humaines et goût du contact 
- Être disponible, organisé, rigoureux et méthodique 
- Avoir l’esprit d’équipe et être réactif 
- Respecter la confidentialité des informations et des données traitées, sens de la discrétion 
- Avoir avec les organismes tiers une relation compatible avec la mission de contrôle et d’évaluation de l’Agence 
- Savoir s’adapter à chaque interlocuteur en fonction de son niveau de responsabilité et de son positionnement