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Responsable du bureau de la vie étudiante


Détail de l'offre

Informations générales

Référence

2021-734360  

Date de début de diffusion

26/10/2021

Date de parution

26/10/2021

Localisation

Intitulé long de l'offre

Responsable du bureau de la vie étudiante H/F

Date de fin de publication

26/12/2021

Employeur

École des Ponts ParisTech

Description du poste

Versant

Fonction publique de l'Etat

Catégorie

Catégorie A (cadre)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine fonctionnel

Enseignement et Formation - Gestionnaire de scolarité

Statut du poste

Vacant

Intitulé du poste

Responsable du bureau de la vie étudiante

Descriptif de l'employeur

Au sein de la direction de l’enseignement qui est en charge de la formation initiale et continue, les départements d’enseignements sont responsables de la conception et de la mise en œuvre de la formation d’ingénieur, du suivi de la scolarité des élèves, du recrutement des enseignants ; ils participent au recrutement des élèves internationaux, aux relations avec les entreprises, au développement des partenariats académiques et au suivi d’insertion des jeunes diplômés. Ils entretiennent des relations étroites avec les laboratoires d’appui de l’École.
En relation avec toutes les composantes de l’École, les départements d’enseignement ont pour mission :
­       la définition, le pilotage, la mise en œuvre et l’évaluation de l’offre de formation,
­       le recrutement des enseignants, l’animation et la coordination des équipes enseignantes,
­       la relation avec les élèves : présentation de l’offre de cours et suivi des parcours de formation ;
­       le développement d’actions partenariales ;
­       la coordination avec les autres départements du cycle master pour la création de formations communes.
Chaque département d’enseignement est composé d’un(e) Président(e), d’un(e) Responsable ou directeur(rice) académique, d’un(e) inspecteur (rice) des études et d’un(e) assistant(e).

Descriptif de l'employeur (suite)

L’École des Ponts Paris-Tech compte neuf départements d’enseignements :

­      le département de première année de formation d'ingénieur, responsable de la formation généraliste de tronc commun dispensée aux élèves recrutés sur concours après les classes préparatoires aux grandes écoles ou sur titre avec une licence scientifique ;

­      6 départements d’enseignements en charge des cursus de 2ème et 3ème année (cycle master) de formation d'ingénieur et des formations de masters et des mastères spécialisés de leur domaine ;

ainsi que deux départements transversaux

­      le département de Sciences Humaines et Sociales ;

­      le département de la formation linguistique, département langues et cultures.

L’École des Ponts Paris-Tech compte aussi :

Une dizaine de diplômes nationaux de master en accréditation dont deux accrédités en propre

13 mastères spécialisés et un master of sciences 

Description du poste

Le/la responsable du Bureau de la vie étudiante doit assurer le bon fonctionnement du bureau.
Sous la responsabilité de la directrice de l’enseignement de l’École des Ponts ParisTech, son rôle est d’animer et de gérer ce lieu en tant que lieu d’accueil et d’aide à l’insertion dans l’établissement et sur le site de tous les étudiants de l'Ecole

Ses principales missions sont :

Suivre des activités du GIP concours commun :
·         Participation aux réunions de calages, aide à la coordination des épreuves pour le compte de l’école.
·         Mise en place des appels au vu des résultats des écrits et des oraux (fin juillet-septembre).
·         Coordination des trois agents qui ont en charge la coordination de l’équipe d’examinateurs qui font passer les oraux au sein de l’ENPC sur 4 semaines (mi-juin-mi-juillet).
·         Prise en charge de la logistique autour du logement de ces examinateurs pendant la durée des oraux.

Organiser et suivre des inscriptions en ligne :
·         Inscriptions et réinscriptions en ligne pour les élèves de formation initiale, de formation continue et les doctorants (interface GEDE avec ADUM) jusqu’au paiement des frais de scolarité en relation avec le SABF (Service des Affaires Budgétaires et Financières) et l’agence comptable.
·         Suivi de la réalisation des cartes d’étudiant, transmission des listes actualisées des bénéficiaires au prestataire de cantine .

Recueillir, examiner et traiter les dossiers de bourses jusqu’au paiement pour la formation initiale d’ingénieur et les élèves en diplôme national de master, en relation avec la DRIPE (direction des relations internationales et du partenariat entreprise), le SABF (Service des Affaires Budgétaires et Financières) , et l’AC (Agence Comptable).

Suivre les bailleurs des résidences étudiantes primo-entrants français ou internationaux en formation initiale et en formation continue. Les résidences concernées sont les Résidences Meunier et Perronet ainsi que les résidences de proximité sur le site Campuséa et Crous. Accompagnement des piauleurs pour l’affectation des logements. Contacts et suivi du « parc » de la maison des Mines et des Ponts. Suivi des nouvelles opérations immobilières de résidences étudiantes sur la cité Descartes.

Contribuer à toutes les enquêtes dont aurait besoin la direction générale et (ou) la direction de l’enseignement pour les dossiers « marroniers » de début d’année scolaire pour des passage en CER, CA, enquêtes diverses ministérielles en cours d’année.
Pour la formation initiale, la réalisation de statistiques permettant de comparer les années précédentes et d’accompagner les choix stratégiques en matière de recrutement d’élèves.

Suivre les vacations des enseignants : de la déclaration des vacations d’enseignement par les départements, le pôle master et le pôle mastère spécialisé, de l’accomplissement et la déclaration des services faits et la transmission au service RH pour mise en paiement des enseignants.

Conditions particulières d'exercice

Disponibilité indispensable à certaines période de l'année :

mi-juin à mi-juillet et fin juillet à fin septembre.

Descriptif du profil recherché

Poste de catégorie A. Fonctionnaire ou contractuel (CDD 3 ans renouvelable) et possibilité d’accueil en détachement. Poste à temps plein. Possibilité de télétravail 1 à 2 jours semaine

Formation Bac + 5 avec expérience professionnelle souhaitée sur poste similaire.

Ce poste de responsable aura à manager une équipe constituée d’une personne en catégorie B tout au long de l’année, 2 à 3 personnes de catégorie C sur les oraux du concours commun et une personne de catégorie C en renfort à mi-temps sur les deux premiers mois de rentrée.

Qualités requises :

- Savoir prendre des initiatives et être force de propositions ;

-  Faire preuve de leadership et d’autorité pour déléguer et coordonner les actions requises ;

- Savoir prioriser ses activités ;

- Savoir s’adapter et accompagner le changement en prenant en compte les enjeux collectifs ;

- Savoir prendre en compte les spécificités culturelles.

Savoir être

­      Rigueur et capacités d’organisation ;

­      Sens du contact et du relationnel (avec les étudiants, enseignants, et administratifs) ;

­      Esprit d’analyse et réactivité ;

­      Capacité à avoir une vision globale des objectifs pédagogiques et administratifs de l’école et des différentes tâches confiées ;

­      Bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Teams) ;

­      Maitrise obligatoire d’un anglais courant écrit et parlé (minimum C1)

 

En tant que Manager, le/la titulaire du poste devra se conformer au référentiel managérial de l’École. Les compétences requises sont :

· savoir déléguer,

· savoir donner la vision et le sens,

· communiquer et animer son équipe,

· organiser et structurer son activité,

· savoir anticiper et gérer les situations complexes.

· porter l’enseignement par et à la recherche.

En tant que Manager, le/la titulaire du poste devra veiller à la conformité des conditions de travail de ses collaborateurs et prévenir les risques en matière de santé et de sécurité.

 

Ce poste est accessible aux personnes handicapées.

Temps plein

Oui

Bloc personnalisable n°1

Télétravail possible

Oui

Management

Oui

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Ile-de-France, Seine et Marne (77)

Lieu d'affectation

  6 et 8 avenue Blaise-Pascal  Cité Descartes – Champs-sur-Marne 77455 Marne-la-Vallée Cedex 2

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

6 et 8 avenue Blaise-Pascal Cité Descartes – Champs-sur-Marne 77455 Marne-la-Vallée Cedex 2

Critères candidat

Niveau d'études

Niveau 7 Master/diplômes équivalents

Spécialisation

Formations générales

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Langues

Anglais (Seuil)

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

01/11/2021