Au sein de la direction générale déléguée aux affaires juridiques et institutionnelles et sous l’autorité du directeur général délégué ou d’une de ses adjointes, la ou le responsable du service des archives assure le pilotage et la mise en œuvre de la politique d’archivage, de sélection, de conservation, de mise en valeur et de mise à disposition des documents et fonds d’archives produits par l’Université Gustave Eiffel. Il·elle contribue activement à la transition numérique, dans le respect du cadre juridique existant et conduit le projet d’archivage numérique.

Missions principales :

En tant que responsable des archives, le·la responsable a pour mission de :

•       Proposer une politique de gestion des archives administratives et scientifiques à l’échelle de l’Université Gustave Eiffel : collecte, classement et valorisation

•       Piloter la mise en place de systèmes de gestion électronique de documents

•       Concevoir et mettre en œuvre les procédures et actions d’archivage

•       Encadrer le service (2 archivistes) et animer le réseau des correspondants d’archives

•       Concevoir et diffuser une méthodologie d’archivage adaptée

•       Piloter et s’assurer du récolement permanent, de la bonne conservation et l’intégrité du fonds d’archives

•       Organiser et contrôler les opérations de classement

•       Garantir la qualité et la cohérence des bases de données d’archives

•       Assurer l’accessibilité des documents

•       Gérer les moyens matériels et budgétaires dédiés aux archives

•       Initier et mener des actions de communication interne sur les prestations proposées

•       Assurer la veille technologique et réglementaire des systèmes d'information documentaires.

•       Contribuer à l’élaboration du rapport annuel de la DGD-AJI

En tant qu’archiviste du campus de Bron, il·elle est en charge de :

•       Constituer le patrimoine scientifique, technique, administratif et historique du campus, conformément à la politique d’archivage de l’Université

•        Gérer le fonds d’archives du campus

•        Exploiter et mettre à jour les bases de données des archives du campus

•        Analyser les besoins des utilisateurs du système d’archivage, les orienter dans les recherches de documents

•        Identifier et mettre en œuvre les éliminations périodiques requises

•        Exploitation et mise à jour de bases de données

•        Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d’archivage